V minulom roku veľa primátorov, starostov, riaditeľov, ale aj technikov riešilo problém, akou formou zverejňovať faktúry. Jednalo sa hlavne o to, ako papierovú faktúru dostať do “virtuálnej” podoby na www stránku. Web sa nedá chytiť, je to množstvo kódov, ktoré prostredníctvom internetu sprostredkujú informácie.
V skutočnosti reálna faktúra príde poštou a zaznamená sa jej doručenie. Potom ide na finančné oddelenie, overí sa, či sedí s objednávkou, alebo podpísanou zmluvou a až po kolečku odborne nazývanom obeh dokumentov sa zaplatí.
Podstatou zverejnenia faktúr je informácia koľko sa za čo, komu a kedy zaplatilo. Na tento účel bohato stačí tabuľka, prípadne s možnosťou vyhľadávania. Vhodným doplnkom je alternatíva, kedy k jednotlivým údajom v tabuľke sa priloží aj súbor na stiahnutie. Je to využiteľné pre prípady, ak by ku faktúre boli aj rozpisy a iné podrobnosti. Tabuľku je vhodné pre prehľadnosť členiť napríklad po rokoch.
Niektorí správcovia obecných webov sa rozhodli do bodky naplniť “literu zákona”. Jednotlivé faktúry zverejňujú na www stránkach naskenované (po konzultácii sa používal aj sken OCR). Ale povedzme si: “Čo má väčšiu výpovednú hodnotu? Prehľadná tabuľka, kde sú výdavky rovno a jasne zobrazené, či zoznam súborov, ktoré sa otvárajú potom, ako sa na ne klikne?”
Transparentnejšia je samozrejme prvá verzia – takto zobrazujú faktúry za minulý rok mnohé povinné subjekty. Ak máte porovnávať sumy na postupne otváraných súboroch, je to komplikované, otravné, veľmi často aj zle čitateľné. A samozrejme nehovoriac o tom, že neboli dodržané štandardy pre súbory. Aj mnohé OCR skeny majú svoje chyby – stačí ak si obsah z takto zoskenovaného dokumentu skopírujete a uvidíte sami.
Novela (498/2011 Z.z.) upresnila, aké informácia sa majú zverejňovať o faktúre. Opäť zdôrazňujem, že sa nemá zobrazovať faktúra, ale údaje z faktúry. Teda sme tam, kde praktickí informatici už pred rokom – v zobrazení informácií o faktúre v prehľadnej tabuľkovej forme.
Len pre upresnenie, malé inštitúcie - obce, ktoré nemajú vlastné webové sídlo, zverejňujú len zmluvy v Obchodnom vestníku. Niektoré väčšie obce a mestá poskytujú priestor na svojom webovom sídle aj menším inštitúciám, ktoré vlastný web nemajú.
Firma WEBY GROUP poskytuje obciam a mestám samostatný nástroj na zverejňovanie zmlúv, objednávok a faktúr na webe. Nástroj pri správnom napĺňaní zahrňuje všetky pravidlá, ktoré vyžaduje zákon. Pozrite si Nástroj na zverejňovanie zmlúv, objednávok a faktúr.
