Každý pozná situáciu, keď sa ráno nekonečne dlho ťahajú maily. Niečo je spam, ktorý automaticky mažeme bez prečítania, niečo sú reťazové maily, prípadne iné, viac menej súkromné maily. Tie chodia z adries, ktoré si každý vytvára sám. Vtedy sa niet čo čudovať tvaru adresy pred zavináčom „monuliatko111@....“, „zuzkaferko@...“ až po nacotoje@.... – každý adresát sa snaží byť jedinečný.
Pracovné oficiálne mailové kontá, ktoré obsahujú doménu (názov) mesta, alebo obce, musia spĺňať určité kritériá. Zákon hovorí o tvare mailovej adresy pracovníka povinnej osoby. Správne nastavené oficiálne mailové konto pre obec má mať tvar „meno.priezvisko@nazovobce.sk“.
K často nesprávne vytvoreným mailovým kontám patria napríklad tvary „priezvisko@ ....“, prípadne „niecozmena@....“. Na stránkach slovenských miest a obcí nájdete aj mailové adresy, ktoré tiež nespĺňajú zákon o tvare mailovej adresy ako: „názovoddelenia@...“, alebo „matrika@......“ Zákonne dané tvary mailov pre obce majú byť:
„info@ nazovobce.sk“
„podatelna@ nazovobce.sk“
„starosta@nazovobce.sk“
„webmaster@nazovobce.sk“.
Je úplne jedno, či je obec postavená na jednom starostovi a prípadne jednej pracovníčke, alebo ide o mestský úrad s množstvom pracovníkov, kde sú kompetencie rozdelené na viac osôb. Aj pri malej obci je treba dodržať tvary mailových kont - info, webmaster, podatelna a starosta. Tieto všetky mailové kontá je možné nasmerovať do jedného konta, ktoré sa sťahuje napríklad do starostovho počítača. Nastavuje sa jednorázovo, takže netreba mať obavy, že je toho priveľa, alebo že si treba pamätať veľa hesiel.
Okrem tvaru mailovej adresy, je samozrejme dôležitý aj obsah mailu. Väčšinou sa jedná o text, v ktorom treba dbať hlavne na to, aby bol písaný správne gramaticky. Mailom, ktorý ide od vás ako osoby, reprezentujete aj organizáciu, pre ktorú pracujete.
Najpodstatnejšou časťou mailu sú veľa krát prílohy, dokumenty, obrázky, videá a tabuľky. Ich formát je tiež ošetrený zákonom. Je presne dané, akú príponu majú mať textové, grafické, audio a video súbory, alebo aké sú formáty pre kompresiu súborov. Rovnako existujú pravidlá aj pre tabuľky.
Práve teraz, posledný štvrťrok roka 2009 prebieha monitorovanie štandardov názvoslovia elektronických služieb a monitorovanie štandardov použitia súborov ministerstvom financií. Odporúčame preto jednoduchým zásahom upraviť tvary mailových kont tak, aby spĺňali kritériá vytýčené zákonom.
