Pre obce a mestá platí povinnosť zverejňovať zmluvy, objednávky a faktúry. Princíp prečo zverejňovať, čo a kde zverejňovať, je jasný. Formu ako dané dokumenty zverejňovať v súčasnosti popisuje nový materiál: „Usmernenie pre konverziu písomných dokumentov na elektronické dokumenty, verzia 2. Začiatkom mája ho vydalo Ministerstvo financií v spolupráci s Ministerstvom spravodlivosti a Úradom vlády. Dokument je prvým spoločným materiálom uvedených ministerstiev k zákonu č. 546/2010 Z.z.
Cieľom zákona je zefektívniť prácu na úradoch a zároveň zlepšiť informovanosť verejnosti. Ako to konkrétne urobiť, spresňuje uvedený materiál. Vo všeobecnosti sa zameriava na použitie súborov, ktoré sú najčastejšími nositeľmi informácií na portáloch povinných osôb.
Chybou pri skenovaní dokumentov je uloženie textového súboru v nesprávnom formáte. Textový súbor slúži na uchovanie textu, napríklad pre uloženie zmluvy. Správne je potrebné sken previesť do formátu, ktorý dodržiava štandardy. Je to možné prostredníctvom OCR programu, kedy získame z obrázku čitateľný text.
Skenovanie textového dokumentu do formátu JPG znamená problém. Podobne je to so skenovaním textového dokumentu do formátu PDF. V obidvoch prípadoch sa v texte nedá vyhľadávať, a text sa nedá ani vyznačiť pre skopírovanie. V týchto prípadoch nie je dodržaný štandard.
V materiáli „Usmernenie...“sa prvý krát spomínajú tkz. metaúdaje – metadata. Sú to údaje, ktoré v štruktúrovanej forme popisujú jednotlivé zverejňované dokumenty. V podstate ide o prehľadnú tabuľku, ktorá jasnou formou popisuje základné informácie.
Napríklad pre zmluvu majú byť metaúdaje nasledovné:
- identifikačný údaj zmluvy,
- názov zmluvy,
- predmet zmluvy,
- hodnota (cena) predmetu zmluvy (ak nie je, tak odhad maximálnej hodnoty),
- dátum platnosti zmluvy,
- dátum zverejnenia zmluvy,
- identifikačné údaje zmluvných strán a identifikačné údaje osôb, ktoré podpísali zmluvu.
Metaúdaje sú pri zverejňovaní dokumentov povinné. Popisujú, no nenahrádzajú vlastný dokument. Ak už sú pri zmluve uvedené tieto informácie, je potrebné zverejniť aj plné znenie vlastnej zmluvy. Pri zmluvách je veľmi významná formulácia jednotlivých bodov, preto je jednoznačne potrebné, aby sa celá zmluva dala prečítať.
Pre zhrnutie – optimálne je zverejnenie zmluvných dokumentov v tabuľke, kde je súčasne umiestnený aj čitateľný súbor na stiahnutie. Tabuľka obsahuje metaúdaje – teda prehľad o tom, kto – komu, koľko, za čo.
Čím jasnejšie sú stanovené pravidlá pre zverejňovanie dokumentov, tým jednoduchšie je dodržať povinnosť tieto dokumenty zverejňovať. Pre zverejňovanie je možné použiť rôzne nástroje.
Firma WEBYGROUP ponúka Modul pre zverejňovanie na webových stránkach, ktorý spĺňa štandardy. Tento nástroj obsahuje aj “kolónky” pre jednotlivé metaúdaje a možnosť vkladať zmluvy v požadovanom textovom formáte. Súčasne WEBYGROUP organizuje aj seminár: Pravidlá zverejňovania informácií na internete. Seminár odpovedá na množstvo otázok spojených so zverejňovaním dokumentov a účastníkom poskytne cenné praktické rady a pomôcky.
